Oleh : Prof. Dr. Arif Satria*
IndonesiaUpdate.id – Kepada seluruh Civitas akademika IPB, saya terus mendoakan agar kita semua selalu dalam kondisi sehat walafiat, dan kita semua menjadi bagian dari solusi atas masalah Covid-19 yang saat ini melanda dunia.
Kita doakan saudara-saudara kita yang sedang kurang sehat segera sehat kembali, semoga krisis Covid-19 segera berlalu dan kita semua dapat mengambil hikmah dari semua ini. Kesehatan adalah modal biologis terpenting yang membuat kita bisa terus berkarya menjadi orang yang bermanfaat.
Saat ini kita memang dalam kondisi darurat sehingga terpaksa harus menjalankan Work From Home (WFH) IPB sejak 17 Maret 2020.
WFH adalah suatu kebiasaan baru, dan saya menyampaikan apresiasi serta ucapan terima kasih kepada seluruh pimpinan unit kerja, dosen dan tendik yang terus menjalankan tugas mulia meski dari rumah.
Khusus kepada petugas di bidang kesehatan, sistem informasi, keamanan, dan sarana prasarana, laboratorium, dan para tendik di beberapa unit kerja yang sebagian masih bertugas di dalam kampus patut kita apresiasi dan sampaikan terima kasih sebesar-besarnya.
Sebagian masih menjalankan tugas di kampus agar keamanan kampus tetap terjaga dan memastikan fasilitas serta fungsi pelayanan berjalan dengan baik.
Salah satu isu WFH adalah bagaimana meningkatkan produktivitas dan efektivitas waktu saat ada di rumah secara penuh selama lebih dari 15 hari ini. Karena itu ijinkan saya berbagi pemikiran yang sebenarnya merupakan nasihat untuk diri saya sendiri, atau setidaknya refresh apa yang sebenarnya sudah kita ketahui.
Dalam kaitan mengelola waktu ini saya teringat buku Seven Habits of Highly Effective People karya Stephen R. Covey. Menurut Covey ada empat kuadran kategori kegiatan dilihat dari sisi penting (important) dan gentingnya (urgent) kegiatan tersebut.
“Penting” menunjuk pada kesesuaian pencapaian visi hidup atau visi organisasi kita. “Genting” menunjuk pada mendesak tidaknya kegiatan tersebut dilakukan. Kuadran I berisi kegiatan yang genting dan penting. Kuadran II berisi kegiatan yang tidak genting tapi penting.
Kuadran III berisi kegiatan yang genting dan tidak penting. Kuadran IV berisi kegiatan tidak genting dan tidak penting. Kira-kira mayoritas kegiatan kita berada di kuadran yang mana?
Tentu yang paling kita hindari adalah Kuadran IV, yaitu kegiatan yang tidak penting dan tidak genting, seperti menggosip, bermain medsos berlama-lama yang tidak perlu, dan aneka kegiatan mubazir lainnya. Kalau mayoritas kegiatan kita dalam zona ini artinya kita tidak produktif sama sekali.
Inilah yang sering disebut menyia-nyiakan waktu. Ada dua kemungkinan kita berada di Zona IV ini : (a) tidak punya visi hidup atau (b) punya visi tapi tidak punya kemampuan manajemen pribadi.
Sebaliknya kalau mayoritas waktu kita habiskan untuk kegiatan di Kuadran I yakni penting dan genting maka yang terjadi adalah stres, lelah, dan krisis. Karena kita dituntut melakukan kegiatan penting namun harus dilakukan sesegera mungkin.
Seperti, kegiatan membawa pasien ke rumah sakit : penting dan genting sekaligus. Kita sering merasakan di Kuadran I saat mengerjakan sesuatu yang dikejar deadline. Menunda pekerjaan pada Kuadran I tentu akan mendatangkan masalah.
Pada situasi di Kuadran I, kita tidak akan sempat berpikir sesuatu yang strategis dan jangka panjang. Sebaliknya kita akan berada dalam tekanan tinggi untuk menuntaskan kegiatan sesegera mungkin dalam irama kegentingan. Istilah “SKS” atau sistem kebut semalam juga sebenarnya menggambarkan situasi Kuadran I ini.
Covey merekomendasikan kita berada dalam Kuadran II yaitu penting tapi tidak genting. Berada dalam zona ini kita fokus pada kegiatan-kegiatan yang strategis dan selaras dengan pencapaian visi hidup atau visi organisasi kita namun tidak dalam tekanan kegentingan yang tinggi.
Contohnya, adalah kegiatan ibadah, merumuskan perencanaan, meningkatkan keahlian, menggali peluang-peluang, review, memikirkan strategi, olah raga, membangun relasi dan jejaring, dan menghabiskan waktu bersama keluarga.
Olah raga dilakukan dengan gembira dan relaks akan membuat tubuh kita semakin sehat. Olah raga penting dan kita selalu mengalokasikan waktu cukup secara reguler. Olah raga tidak ada hubungannya dengan deadline. Kesehatan ini menjadi penting untuk menopang tugas-tugas kita.
Bagi kita selaku dosen contoh konkritnya adalah mempersiapkan materi kuliah, menyiapkan proposal riset, menulis artikel publikasi nasional maupun internasional. Kita sekarang melalui WFH punya relatif banyak waktu sehingga kita dapat mengerjakan itu semua dalam posisi tidak terburu-buru.
Kini adalah saatnya kita mereview lagi hasil-hasil riset kita dan menuliskannya dalam bentuk artikel yang memperkaya keilmuan atau mencerahkan publik. Saya percaya kita memiliki materi yang cukup untuk ditulis. Saatnya kita mempersiapkan kuliah online sebaik-baiknya sehingga ketercapaian learning outcome terjamin.
Saatnya kita menyiapkan proposal riset dengan ide-ide brilian untuk memecahkan masalah masyarakat. Saatnya kita memikirkan arah IPB 4.0 dan jalan mewujudkannya, termasuk mengisi kerangka besar K2020 sebagai upaya penyempurnaan kurikulum yang adaptif terhadap perubahan disruptif.
WFH adalah kesempatan memadu aktivitas penting strategis dengan terus memperkuat kehangatan keluarga. Ingat kata Stanley, bahwa dari 100 faktor sukses ternyata yang menjadi urutan ke-4 adalah dukungan dari pasangan hidup. Intinya, WFH adalah kesempatan kita untuk berlatih fokus pada aktivitas-aktivitas Kuadran II.
Menurut Covey, orang yang fokus pada Kuadran II ini adalah ciri orang proaktif. Orang proaktif tidak membiarkan dunia eksternal mengendalikannya sehingga ia merasa dalam tekanan deadline dan irama kegentingan sebagaimana di Kuadran I dan III.
Ciri proaktif antara lain memiliki tujuan dan visi hidup, inisiatif bertindak dan bergerak maju, dan fokus pada lingkaran pengaruh diri keluar. Orang proaktif selalu bertanggungjawab atas keputusannya sendiri dan tidak menyalahkan keadaan atau orang lain.
“If you ‘re proactive, you don’t have to wait for circumstances or other people to create perspective expanding experiences. You can conciously create your own”, kata Covey.
Sebaliknya orang reaktif fokus pada lingkaran pengaruh luar terhadap pikiran dan tindakan diri, sehingga ketika menemui masalah orang reaktif sering menyalahkan keadaan dan orang lain.
Istilah proaktif ala Covey mirip dengan aktif ala Erich Fromm. Menurut Erich Fromm, sebaiknya kita menjadi orang aktif dan bukan orang sibuk.
Aktif dan sibuk sama-sama menghabiskan waktu. Lalu apa bedanya ? Bedanya, aktif menunjukkan aktivitas yang dilakukan melalui penjiwaan, atau bekerja dengan passion tinggi. Biasanya aktivitas yang selaras dengan visi akan membuat kita lebih menjiwai.
Sebaliknya sibuk adalah aktivitas menghabiskan waktu tanpa penjiwaan atau passion. Kesibukan seperti itu akan menimbulkan alienasi diri. Persis seperti orang yang mengerjakan kegiatan tidak penting, yang tidak selaras dengan visi dan tujuan.
Mari terus latihan agar kita mampu mengelola waktu dengan dominasi kegiatan di Kuadran II, sekaligus latihan untuk menjadi pribadi yang proaktif. Latihan adalah proses pembelajaran.
Menjadi manusia pembelajar akan terus diisi dengan latihan-latihan, dan orang proaktif akan selalu tertarik berlatih untuk berbenah diri untuk perbaikan lingkaran pengaruh.
Orang proaktif sadar betul bahwa ia adalah pemimpin untuk dirinya sendiri sehingga dialah yang paling berwenang mengambil keputusan untuk masa depannya. Kata pakar, orang proaktif tidak pernah memberi cek kosong kepada orang lain untuk menentukan masa depannya.
*Rektor IPB University
